Jesteśmy jednymi z tych osób, które wiecznie są spóźnione, zawsze mają mnóstwo zaległych rzeczy do zrobienia i już nie wiedzą, za co się zabrać? Jeśli tak, to prawdopodobnie dobra organizacja czasu jest nam obca. Najczęściej bowiem wystarczy lepiej rozplanować nasz dzień i okaże się, że nie dość, że zrobimy wszystko z naszej listy zadań, to jeszcze znajdziemy czas na odpoczynek. Jak tego dokonać?
Z tego artykułu dowiesz się:
- co nam przeszkadza w dobrej organizacji czasu
- jak powinno wyglądać prawidłowe organizowanie pracy
- jak prawidłowo tworzyć cele
Zła organizacja czasu — czemu nie umiemy planować?
Dobra organizacja czasu to podstawa efektywnego działania. Czasem, jednak mamy z tym spory problem. Dlaczego tak się dzieje?
Prokrastynacja — brzmi tajemniczo, ale to po prostu odkładanie wszystkiego na później. „Trzeba zrobić pranie? Zrobię to jutro…”, „Pasowałoby zacząć w końcu ten projekt dla nowego klienta… Jutro będę mieć więcej czasu, może wtedy zacznę…” – takie odkładanie może się ciągnąć się i ciągnąć, dopóki nie zbliży się deadline i wszystko na raz zwali nam się na głowę.
Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak, żeby wypełnić czas dostępny na jej wykonanie. Chodzi o to, że im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś, nawet prostego zadania, tym dłużej go robimy. Np. jeśli mamy 5 godzin na posprzątanie domu, to będziemy to robić 5 godzin, mimo że możliwe jest wykonanie tego zadania w umiarkowanym tempie nawet w 2 godziny.
Wieczne zmęczenie — jeśli źle się wysypiamy i nie robimy przerw w zadaniach, nasza praca jest dużo mniej efektywna i zdecydowanie wolniejsza.
Rozpraszacze — jak często zdarza się nam, że w środku wykonywanej pracy przyjdzie nam wiadomość z protalu społecznościowego i zamiast kontynuować zadanie, zaczynamy przeglądać Instagrama czy TikToka?
Multitasking — wielozadaniowość to mit. Jeśli mamy zbyt wiele na głowie, ciężko się skupić na wykonywanej pracy i przez to efekty są mizerne. Wszystko nam się miesza, zużywamy tylko niepotrzebnie energię, jesteśmy niedokładni i wolni.
Źle dobrane cele — chcemy nauczyć się rysować i postanawiamy się tego nauczyć. Postanowienie to za mało. Trzeba dobrze rozplanować swój cel, żeby to doszło do skutku.
Organizacja czasu — metoda SMART
Nasz cel powinien być:
- Sprecyzowany — Czy potrafisz konkretnie sprecyzować cel? Jakie etapy musisz przejść, aby go osiągnąć?
- Mierzalny — jak zmierzysz swój postęp? Skąd będziesz wiedzieć, że zbliżasz się do celu?
- Atrakcyjny — Czy twój cel jest ambitny i atrakcyjny? Czy będziesz chciał/a o niego walczyć?
- Realny — Czy jesteś w stanie go osiągnąć? Czy jest rzeczywisty i możliwy do spełnienia?
- Terminowy — Ile masz czasu do zrealizowania tego celu? Czy wyrobisz się w czasie? Czy nie dajesz sobie za dużo czasu?
Organizowanie pracy — najważniejsze zasady
- Najpierw rób najważniejsze rzeczy, a potem mniej ważne.
- Nie odkładaj niczego na potem, bo potem może być już za późno. To, co mieliśmy zrobić teraz, zróbmy teraz.
- Ustalaj sobie czas na wykonanie zadania — powinien być realny, czyli nie za długi i nie za krótki.
- Skup się tylko na jednej rzeczy na raz.
- Rób sobie przerwy w pracy. Planując, pamiętaj o zostawieniu czasu na sen, jedzenie, toaletę i chwilę relaksu. Nie możemy przecież funkcjonować jak zombie.
- Przy wykonywaniu ważnych zadań odetnij się od wszelkich rozpraszaczy, jeśli to możliwe. Wycisz powiadomienia w telefonie, wyłącz telewizor, oddal się od hałasów.
- W pracy oraz w życiu domowym pamiętaj, że nie jesteś sam. Czasem warto kogoś poprosić o pomoc w wykonaniu zadania.
- Nowe nawyki wprowadzaj stopniowo.
- Ustalając nowe cele i zadania, korzystaj z metody SMART. Dokładnie rozpisuj każde większe zadanie. (Nie musisz rozkładać na czynniki pierwsze tego, jak zrobić pranie.)
- Korzystaj z kalendarza lub planera. Rób checklisty, używaj zakreślaczy, stwórz własne oznaczenia (np. gwiazdki, podkreślenia, fale, krzyżyki) i zapisz do nich legendę na końcu lub początku kalendarza.
- Bądź elastyczny/a, znajdź miejsce na spontaniczność. W końcu może wydarzyć się coś niezależnego od nas (np. choroba, zalane mieszkanie itp.), co nie pozwoli nam zrealizować naszych planów. Musisz je wtedy trochę zmodyfikować.
- Dobra organizacja czasu to nie teoria. Samo planowanie nie wystarczy. Trzeba jeszcze, to co sobie ustalisz, wykonać!
